FSC合格供应商清单的建立、更新、证书验证控制流程及供应链管控

一、FSC合格供应商清单的建立、更新和证书验证的控制流程

（一）目的

确保公司采购的FSC认证材料来源于合法、有效且持续符合FSC标准的供应商，保证FSC产品来源的可追溯性和合规性，满足FSC-COC（产销监管链）标准要求。

（二）职责分工

1. 采购部门：负责供应商的开发、初步筛选、信息收集及日常沟通联络。
2. FSC管理代表/体系专员：负责供应商FSC证书的审核验证、合格供应商清单的编制与维护。
3. 管理者代表：负责合格供应商的最终批准及清单的发布。
4. 品质部门：负责供应商来料检验及异常反馈。

（三）控制流程

1. 供应商开发与初步评估

（1）采购部门根据业务需求，寻找潜在的FSC认证材料供应商。
（2）收集供应商基本信息，包括：营业执照、FSC证书、证书范围（产品类别、树种、地区）、联系方式等。
（3）对供应商的供货能力、质量水平、价格、交期等进行初步评估。

1. FSC证书验证

（1）登录FSC官方数据库（info.fsc.org）或ASI数据库，输入供应商FSC证书编号（License Code）进行查询。
（2）核实以下关键信息：

- 证书是否在有效期内；
- 证书范围是否覆盖所采购的产品类别；
- 证书持有者名称与供应商名称是否一致；
- 认证机构是否被FSC认可；
- 证书状态是否为“有效”（Valid/Active）。
（3）打印或截图保存证书验证记录，归档保存。
（4）如供应商证书即将到期（距到期日不足3个月），应提前通知供应商更新证书。

1. 样品测试与小批量试用（如需要）

（1）要求供应商提供FSC声明文件及样品。
（2）对样品进行检验，确认其FSC属性及质量符合要求。
（3）必要时进行小批量试用，评估供应商的实际供货能力。

1. 合格供应商批准

（1）采购部门填写《供应商评估表》，附FSC证书验证记录。
（2）FSC管理代表审核，管理者代表批准。
（3）批准的供应商列入《FSC合格供应商清单》。

1. 合格供应商清单的建立与维护

清单应包含以下信息：

• 供应商名称；
• FSC证书编号（License Code）；
• 认证机构名称；
• 证书有效期（起止日期）；
• 认证范围（产品类别）；
• 证书状态；
• 最近验证日期；
• 下次验证计划日期；
• 备注。

1. 清单的更新

（1）定期更新：FSC管理代表每季度至少进行一次证书有效性复查，更新清单中的验证日期和证书状态。
（2）不定期更新：当发生以下情况时，应及时更新清单：

- 新增合格供应商；
- 供应商FSC证书到期、暂停、撤销或范围变更；
- 供应商名称、地址等信息变更；
- 供应商绩效评估不合格被降级或取消资格。
（3）更新后的清单须经管理者代表审批后发布，并通知相关部门。

1. 证书持续监控

（1）在FSC官网设置证书到期提醒（如适用）。
（2）对证书即将到期的供应商，提前至少1个月通知其更新证书。
（3）如供应商未能及时更新证书，应暂停采购其FSC材料，直至证书恢复有效。
（4）如发现证书被暂停或撤销，应立即停止采购，评估已采购材料的影响，并采取相应纠正措施。

（四）记录文件

1. 《供应商基本情况调查表》
2. 《供应商评估表》
3. 《FSC证书验证记录》（含官网查询截图）
4. 《FSC合格供应商清单》
5. 《供应商年度绩效评估表》
6. 《供应商纠正措施通知单》
7. 《FSC材料采购合同/订单》（含FSC声明要求）

上述记录保存期限不少于5年，或按FSC标准及客户要求执行。

二、供应链管控

（一）供应链管控目标

确保FSC认证材料从原产地到最终产品的全过程可追溯，防止非认证材料混入FSC产品链，维护FSC声明的真实性和完整性。

（二）供应链管控要点

1. 供应商分级管理

（1）根据供应商的FSC证书类型（FM/COC、COC等）及供货风险，将供应商分为A、B、C三级。
（2）A级：证书有效、范围完全覆盖、供货稳定、无不良记录，可放心采购。
（3）B级：证书有效但存在一定风险（如即将到期、范围部分覆盖），需加强监控。
（4）C级：证书无效或存在严重不符合，暂停采购资格。

1. 采购控制

（1）所有FSC材料采购订单必须注明FSC认证要求，明确产品类别、FSC声明类别（如FSC 100%、FSC Mix等）。
（2）供应商须随货提供FSC声明文件（如发票上的FSC声明、销售声明等）。
（3）采购部门应核对来料的FSC声明与订单要求是否一致。

1. 来料检验与入库

（1）品质部门对来料进行检验，确认产品规格、数量、质量。
（2）FSC管理代表或指定人员核对来料的FSC声明文件，确认其有效性。
（3）FSC材料应单独存放、标识清楚，防止与非认证材料混淆。

1. 产销监管链（COC）控制

（1）建立并维护FSC材料投入产出记录，确保投入量与产出量平衡。
（2）生产过程中，FSC材料应与非认证材料物理隔离或时间隔离。
（3）如发生混料，应及时记录并评估对FSC声明的影响。

1. 外包与转包控制

（1）如涉及外包加工，外包方须持有有效的FSC-COC证书。
（2）外包合同中应明确FSC要求，并保留外包方的证书验证记录。

1. 供应商绩效评估

（1）每年至少进行一次供应商绩效评估，评估内容包括：FSC证书有效性、来料合格率、交期准时率、异常响应速度等。
（2）评估结果作为供应商分级和是否继续合作的依据。
（3）对评估不合格的供应商，发出纠正措施要求，限期整改；整改无效者，取消合格供应商资格。

1. 风险管控

（1）识别供应链中的FSC风险点，如：证书失效、混料、虚假声明、自然灾害导致供应中断等。
（2）针对高风险点制定应急预案，如：备选供应商、安全库存、加强验证频次等。
（3）关注FSC政策变化及行业动态，及时调整供应链管控措施。

1. 培训与意识

（1）对采购、品质、仓库、生产等相关人员进行FSC知识培训。
（2）确保相关人员了解FSC证书验证方法、FSC声明识别、COC控制要求等。
（3）培训记录应归档保存。

（三）供应链管控记录文件

1. 《FSC合格供应商清单》
2. 《FSC证书验证记录》
3. 《FSC材料采购订单》
4. 《FSC来料检验记录》
5. 《FSC材料投入产出记录》
6. 《FSC材料库存台账》
7. 《供应商绩效评估记录》
8. 《供应商纠正措施记录》
9. 《FSC培训记录》
10. 《供应链风险评估与应急预案》

上述记录应妥善保存，保存期限不少于5年，或按FSC标准及客户要求执行，确保供应链全过程可追溯、可验证。